З 10 червня 2026 року в Україні завершився п’ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок. Розбираємо, як подати сканкопії через портал ПФУ, що буде зі стажем після дедлайну, і чи можна ще оцифрувати трудову книжку зараз.
Оцифровка трудових книжок — це перенесення даних з паперового документа в електронну систему Пенсійного фонду України. Електронна трудова книжка діє з 2021 року. Перехідний період завершився 10 червня 2026 року, але подати сканкопії можна й після цієї дати.
🔹 Дедлайн перехідного періоду — 10 червня 2026 року
🔹 Подати можна через портал ПФУ або через роботодавця
🔹 Штрафів за неоцифровану книжку не передбачено
🔹 Стаж не втрачається, але ускладнюється підтвердження
🔹 Потрібні кольорові сканкопії всіх сторінок (300 dpi, до 1 МБ кожна)
🔹 Особливо важливо для стажу до 1 січня 2004 року
Що таке електронна трудова книжка і навіщо оцифровувати паперову
Електронну трудову книжку запровадили в Україні Законом №1217 від 5 лютого 2021 року «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набув чинності 10 червня 2021 року. Цей закон передбачив п’ятирічний перехідний період для перенесення даних з паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Електронна трудова книжка містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни в трудовій діяльності людини. За інформацією Пенсійного фонду України, оцифрування допоможе в майбутньому автоматично призначити пенсію, спростити підтвердження стажу та мінімізувати ризик втрати важливих документів.
Ключовий момент: інформація про періоди трудової діяльності після 1 січня 2004 року вже є в Реєстрі застрахованих осіб, оскільки вона вносилася на підставі звітів роботодавців. Тому оцифровка паперової трудової книжки найбільш критична саме для стажу до 2004 року — ці дані зберігаються виключно у паперовому вигляді та можуть бути втрачені разом із документом.
Головна перевага: електронну трудову книжку не знищить пожежа, не втратить колишній роботодавець і не доведеться відновлювати через архіви чи суди, якщо паперова книжка загубиться.
Дедлайн 10 червня 2026 року: що він означає
10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період, визначений Законом №1217. Це означає, що відтепер паперова трудова книжка перестає бути основним документом для обліку трудової діяльності, а ключовим стає страховий стаж, який обліковується в електронному Державному реєстрі застрахованих осіб.
Однак, за роз’ясненнями Пенсійного фонду та Міністерства соціальної політики, завершення перехідного періоду не означає, що після цієї дати трудовий стаж зникне, паперові книжки перестануть приймати або люди втратять можливість підтвердити періоди своєї роботи. Подати сканкопії трудової книжки можна і після 10 червня 2026 року — як онлайн через портал ПФУ, так і безпосередньо у сервісному центрі Пенсійного фонду.
Головний ризик: за роз’ясненнями Головного управління ПФУ у Волинській області, якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10 червня 2026 року, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.
Чи передбачені штрафи за неоцифровану трудову книжку
За інформацією Пенсійного фонду України, штрафів за неоцифровану трудову книжку чинним законодавством не передбачено — ані для працівників, ані для роботодавців. Це одне з найчастіших запитань, яке хвилює громадян, і відповідь на нього однозначна: фінансових санкцій немає.
Водночас відсутність штрафів не означає відсутність наслідків. Якщо людина не оцифрувала свою трудову книжку і згодом її паперовий примірник буде втрачено або пошкоджено, підтвердження стажу стане значно складнішим процесом. Особливо це стосується старих записів — за періоди до 2004 року, коли єдиним доказом трудової діяльності була саме паперова книжка.
Міф: «Після 10 червня трудовий стаж згорить». Це неправда. За офіційним роз’ясненням Міністерства соціальної політики, страховий стаж не зникає і не анулюється через неоцифровану трудову книжку. Проте без оцифрування процес підтвердження стажу при оформленні пенсії значно ускладнюється.
Хто може подати сканкопії трудової книжки для оцифровки
Подати скановані копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду можуть дві категорії осіб: сам працівник або його роботодавець. При цьому у роботодавця немає безумовного обов’язку оцифрувати трудові книжки своїх працівників — це рекомендація, але не вимога.
Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві (що стосується працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року), роботодавець може самостійно відсканувати її та надіслати до ПФУ через вебпортал. Якщо ж трудова книжка вже перебуває у працівника (що стосується прийнятих після 10 червня 2021 року або тих, кому книжку повернули після оцифровки), він може подати дані самостійно.
Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис для подальшого зберігання. Роботодавець більше не зобов’язаний її зберігати. Важливий нюанс: навіть якщо роботодавець допомагає працівнику оцифрувати книжку, він не повинен приймати її на зберігання — навіть на один день, якщо працівника було прийнято після 10 червня 2021 року.
| Хто подає | Через що | Особливості |
|---|---|---|
| Працівник самостійно | Вебпортал ПФУ або сервісний центр | Потрібен КЕП (кваліфікований електронний підпис) |
| Роботодавець | Вебпортал ПФУ | Подає за працівників, чиї книжки зберігаються на підприємстві |
| Працівник через телефон | Мобільна версія порталу ПФУ | Фотографії замість сканів, до 1 МБ кожна |
Як оцифрувати трудову книжку самостійно: покрокова інструкція через портал ПФУ
Найпоширеніший спосіб оцифровки — через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Процедура займає 15–30 хвилин і не потребує відвідування жодних установ. Ось покрокова інструкція, підготовлена на основі офіційних роз’яснень ПФУ.
- Підготуйте сканкопії. Відскануйте або сфотографуйте всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку. Файли мають бути кольоровими, чіткими (рекомендовано 300 dpi), у форматі JPG або PDF. Розмір кожного файлу — не більше 1 МБ. На зображеннях мають бути видні всі реквізити: серія, номер, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, усі записи.
- Авторизуйтеся на порталі ПФУ. Перейдіть на вебпортал Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua) та увійдіть за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через BankID.
- Оберіть розділ. У розділі «Комунікації з ПФУ» виберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Перевірте персональні дані. Система заповнить їх автоматично — переконайтеся у правильності та внесіть необхідні доповнення.
- Завантажте сканкопії. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.
- Надайте згоду. Дайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
- Підпишіть та надішліть. Натисніть кнопку «Підписати та надіслати» до Пенсійного фонду України.
- Перевірте результат. Результати опрацювання заяви можна переглянути у розділі «Мої звернення». Статус «Виконано» означає, що дані успішно оцифровані.
Як оцифрувати трудову книжку через телефон
Для тих, хто не має доступу до сканера, існує можливість оцифрування через мобільний телефон. Процедура подібна до описаної вище, але замість сканів використовуються фотографії сторінок трудової книжки.
Щоб фотографії були прийняті, вони мають бути чіткими, зробленими при хорошому освітленні, без розмитості та тіней. Кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ. Рекомендується фотографувати сторінки на рівній поверхні, утримуючи телефон паралельно до документа, щоб уникнути спотворення тексту.
На мобільній версії порталу ПФУ потрібно обрати пункт «Відомості про трудові відносини» у розділі «Комунікації з ПФУ», ознайомитися з інформацією та натиснути «Продовжити». Далі — перевірити загальні дані, завантажити фото сторінок, надати згоду на обробку персональних даних, натиснути «Підписати» та «Відправити до ПФУ».
Як оцифрувати трудову книжку через роботодавця
Якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, роботодавець може самостійно відсканувати її та передати дані до Пенсійного фонду через вебпортал. Це зручніший варіант для працівника, оскільки не потребує від нього жодних додаткових дій, крім підписання заяви.
Роботодавець сканує всі заповнені сторінки трудової книжки, формує файли відповідно до вимог (кольорові, чіткі, до 1 МБ) та надсилає їх до ПФУ. Після успішного оцифрування паперова книжка повертається працівнику під підпис. Кадровику доплата за сканування трудових книжок законодавством не передбачена — це вважається частиною стандартних обов’язків.
Важливий момент: якщо працівник звільняється, а його трудова книжка ще зберігається на підприємстві, роботодавець може видати її без попереднього оцифрування. Обов’язку сканувати перед видачею немає, хоча це рекомендується для зручності працівника.
Які документи подавати разом із трудовою книжкою
Окрім самої трудової книжки, Пенсійний фонд рекомендує подавати додаткові документи, що підтверджують стаж. Це особливо важливо для періодів до 2004 року, коли записи могли бути неповними або нечіткими.
| Тип документа | Навіщо потрібен |
|---|---|
| Трудова книжка (всі заповнені сторінки) | Основний документ для підтвердження стажу до 2004 року |
| Документи про освіту (диплом, атестат) | Підтвердження періодів навчання, що зараховуються до стажу |
| Військовий квиток | Підтвердження періоду військової служби |
| Свідоцтва про народження дітей | Підтвердження відпустки по догляду за дитиною |
| Довідки з архівів | Підтвердження стажу, якщо записи в книжці неповні |
| Накази по підприємству | Уточнення дат прийняття/звільнення |
Усі додаткові документи слід сканувати за тими ж вимогами, що й трудову книжку: кольорові копії, чіткі зображення, формат JPG або PDF, розмір до 1 МБ кожен файл. Документи прикріплюються до заяви разом зі сканами трудової книжки.
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка
Перевірити стан оцифрування можна кількома способами. Найпростіший — через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду, де у розділі «Мої звернення» відображається статус поданої заяви. Статус «Виконано» підтверджує успішне оцифрування.
Також можна замовити витяг з електронної трудової книжки — це офіційний документ, який містить усі внесені відомості про трудову діяльність. Витяг формується автоматично на порталі ПФУ і дозволяє побачити, які саме записи перенесено в електронну систему. Якщо якісь записи відсутні, їх можна доповнити, подавши додаткові документи.
Для роботодавців існує можливість перевірити загальний список працівників, чиї трудові книжки вже оцифровані або подані на оцифрування. Ця функція доступна через вебпортал ПФУ у розділі страхувальника.
Порада: якщо після оцифрування до паперової трудової книжки було внесено новий запис (наприклад, про нове працевлаштування), повторно подавати сканкопію не потрібно. Нові записи вносяться роботодавцем безпосередньо в електронну систему.
Що буде зі стажем після 10 червня 2026 року
Це найболючіше питання для мільйонів українців, особливо для тих, хто наближається до пенсійного віку. Офіційна позиція Пенсійного фонду однозначна: страховий стаж не зникає і не анулюється через неоцифровану трудову книжку. Записи у паперовій книжці залишаються юридично значущими.
Водночас після завершення перехідного періоду змінюється механізм підтвердження стажу. Якщо електронна трудова книжка не містить даних про певний період роботи (зокрема, до 2004 року), людині потрібно буде самостійно подати підтвердні документи — або через портал ПФУ, або безпосередньо у сервісному центрі. У найгіршому випадку, якщо паперова книжка втрачена, підтвердження стажу вимагатиме звернення до архівів або навіть судових процедур.
Тому, хоча формально дедлайн минув, Пенсійний фонд наполегливо рекомендує оцифрувати трудову книжку якнайшвидше. Чим раніше це зроблено, тим менше ризиків виникне при майбутньому оформленні пенсії.
Чи можна оцифрувати трудову книжку після 10 червня 2026 року
Так, подати дані можна і після 10 червня 2026 року. Пенсійний фонд офіційно підтвердив, що оцифрування трудових книжок триватиме і після завершення перехідного періоду. Якщо в системі немає даних про стаж за старі періоди, людина зможе подати документи пізніше — як онлайн через портал ПФУ, так і безпосередньо у сервісному центрі Пенсійного фонду.
У Верховній Раді також зареєстровано законопроєкт №14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення. Станом на серпень 2026 року цей законопроєкт ще перебуває на розгляді, тому ситуація може змінитися у бік додаткового продовження строків.
Міф: «Після 10 червня подати документи неможливо». Це неправда. Пенсійний фонд продовжує приймати сканкопії трудових книжок і після завершення перехідного періоду. Панікувати не варто, але й зволікати не рекомендується.
Що робити, якщо у трудовій книжці є помилки чи нечіткі записи
Якщо у паперовій трудовій книжці є старі записи з нечіткими печатками, виправленнями або пропусками, їх бажано перевірити та за можливості виправити ще до оцифрування. Нечіткі або пошкоджені записи можуть бути не прийняті системою або не зараховані при визначенні стажу.
Для виправлення помилок у трудовій книжці потрібно звернутися до роботодавця, який допустив помилку, або до його правонаступника. Якщо підприємство ліквідоване без правонаступника, виправлення вносить роботодавець за новим місцем роботи на підставі відповідного документа (наприклад, довідки з архіву).
У разі, коли виправити записи у паперовій книжці неможливо, рекомендується зібрати додаткові підтвердні документи — довідки з архівів, копії наказів, довідки з Пенсійного фонду — і подати їх разом із трудовою книжкою при оцифруванні. Це допоможе зарахувати спірні періоди стажу.
Вимоги до сканкопій для оцифрування
Пенсійний фонд встановив чіткі технічні вимоги до сканкопій, дотримання яких є обов’язковою умовою для успішного оцифрування. Невідповідність цим вимогам може стати причиною відмови у прийнятті документів.
| Вимога | Деталі |
|---|---|
| Колір | Тільки кольорові копії (не чорно-білі) |
| Якість | Рекомендовано 300 dpi |
| Формат файлу | JPG або PDF |
| Розмір файлу | Не більше 1 МБ кожен |
| Чіткість | Мають бути видні всі реквізити: серія, номер, печатки, підписи |
| Порядок | Хронологічний — від першої сторінки до останньої |
| Обсяг | Всі заповнені сторінки, включно з обкладинкою |
Особливу увагу слід приділити якості сканування печаток і підписів — саме вони часто є причиною проблем. Якщо печатка на паперовому документі вицвіла або нечітка, рекомендується зробити кілька сканів з різною яскравістю та контрастністю й обрати найчіткіший варіант.
Особливості оцифровки для різних категорій працівників
Процес оцифрування може мати свої нюанси залежно від конкретної ситуації працівника. Розглянемо найпоширеніші випадки, які викликають запитання.
Пенсіонери. Для тих, хто вже отримує пенсію, оцифрування не є критичним для поточних виплат — стаж уже зарахований при призначенні пенсії. Проте оцифрування рекомендується для збереження цифрової копії документа та можливого перерахунку пенсії у майбутньому.
Військовослужбовці та мобілізовані. В умовах воєнного стану багато людей не мають фізичної можливості оцифрувати трудову книжку. Саме для таких випадків у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257 про продовження строків оцифрування. ПФУ також заявляє про гнучкий підхід до таких ситуацій.
Працівники з ТОТ (тимчасово окупованих територій). Люди, чиї трудові книжки залишилися на окупованих територіях, мають право на підтвердження стажу через альтернативні документи — архівні довідки, свідчення свідків (у визначених законом випадках), дані Пенсійного фонду. Для них передбачені спрощені процедури.
ФОП та самозайняті. Фізичні особи-підприємці, які одночасно мають стаж найманої роботи, також повинні оцифрувати трудову книжку для підтвердження періодів трудової діяльності за наймом. Їх підприємницький стаж обліковується окремо — на підставі сплати ЄСВ.
💡 Корисний факт: якщо після оцифрування трудової книжки до неї внесено новий запис (наприклад, про нове місце роботи), повторно подавати сканкопії не потрібно — нові дані вносяться роботодавцем безпосередньо в електронну систему.
😯 Несподіваний факт: електронна трудова книжка діє в Україні з 2021 року, але за оцінками ПФУ, станом на початок 2026 року значна частина працівників ще не оцифрувала свої паперові документи, особливо люди старшого віку.
❓ Часте питання: чи виплачується кадровику доплата за сканування трудових книжок? Ні, за роз’ясненням ПФУ це вважається частиною стандартних обов’язків і не потребує окремої оплати.
Найпоширеніші помилки при оцифровці
Аналіз звернень до Пенсійного фонду дозволяє виділити кілька типових помилок, яких припускаються працівники та роботодавці при оцифруванні трудових книжок. Уникнення цих помилок допоможе пройти процедуру з першого разу.
Перша й найчастіша помилка — подання чорно-білих сканів. ПФУ приймає лише кольорові копії, оскільки тільки на них можна розрізнити печатки, підписи та інші реквізити. Друга поширена помилка — завеликий розмір файлів. Кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ, тому перед завантаженням варто зменшити розмір зображення або стиснути PDF.
Третя помилка — неповне сканування. Деякі працівники сканують лише сторінки з записами про роботу, пропускаючи обкладинку з персональними даними або сторінки з нагородженнями. ПФУ вимагає скани всіх заповнених сторінок, включно з обкладинкою, де зазначено серію, номер та персональні дані власника.
Четверта помилка — порушення хронологічного порядку файлів. Сканкопії мають бути завантажені послідовно — від першої сторінки до останньої. Якщо порядок порушений, обробка заяви може затриматися або документи будуть повернуті на доопрацювання.
Де отримати допомогу з оцифровкою
Якщо самостійно оцифрувати трудову книжку не вдається — через відсутність доступу до інтернету, комп’ютера, кваліфікованого електронного підпису або технічні труднощі — існує кілька варіантів отримання допомоги.
По-перше, можна звернутися безпосередньо до сервісного центру Пенсійного фонду за місцем проживання. Спеціалісти центру допоможуть відсканувати документи, заповнити заяву та відправити її в електронну систему. Ця послуга безкоштовна.
По-друге, допомогу можуть надати Центри надання адміністративних послуг (ЦНАП), де також є обладнання для сканування та доступ до електронних сервісів. Деякі ЦНАП проводять спеціальні консультації з питань оцифрування трудових книжок.
По-третє, роботодавець може допомогти своєму працівнику оцифрувати трудову книжку, навіть якщо вона зберігається у працівника. Для цього працівник приносить книжку, кадровик сканує її та подає дані через портал ПФУ. Єдине обмеження — роботодавець не повинен залишати книжку у себе на зберігання, якщо працівника прийнято після 10 червня 2021 року.
Підсумок — оцифровка трудових книжок:
- Електронна трудова книжка діє з 10 червня 2021 року, перехідний період завершився 10 червня 2026 року
- Подати сканкопії можна і після дедлайну — через портал ПФУ або у сервісному центрі
- Штрафів за неоцифровану книжку немає, але ризик ускладнення підтвердження стажу зростає
- Стаж не зникає — але без оцифрування його складніше довести при оформленні пенсії
- Найважливіше — оцифрувати записи до 1 січня 2004 року, яких немає в електронному реєстрі
- Сканкопії: кольорові, 300 dpi, JPG/PDF, до 1 МБ, хронологічний порядок
- Подати може працівник (через КЕП) або роботодавець (через вебпортал ПФУ)
- Після оцифрування паперова книжка повертається працівнику для зберігання
Ця стаття має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Для вирішення конкретних ситуацій щодо стажу та пенсійного забезпечення рекомендуємо звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду України або до кваліфікованого юриста. Інформація актуальна станом на серпень 2026 року та може змінюватися відповідно до нових законодавчих рішень.
