Україна переходить на електронний облік трудової діяльності. Оцифрування паперових трудових книжок стосується насамперед тих, хто починав працювати до 2004 року — адже саме їхній стаж не потрапив до цифрових реєстрів автоматично.
- 🔹 Ті, хто почав працювати до 1 січня 2004 року — їхній стаж не в реєстрі автоматично
- 🔹 Ті, кому пенсію призначено до 2021 р., але хто потім продовжував працювати
- 🔹 Ті, хто планує перерахунок пенсії і має незафіксований стаж
- 🔹 Пенсіонери, що не працюють, — можуть не оцифровувати (дані вже в пенсійній справі)
- 🔹 Ті, хто почав працювати після 1 січня 2004 р., — зазвичай не потребують оцифрування
- 🔹 Дедлайн 10 червня 2026 р. минув, але оцифрувати можна і надалі
Навіщо оцифровувати трудову книжку: суть реформи
З 2021 року в Україні запровадили електронні трудові книжки відповідно до закону №1217-IX. З того часу всі нові записи про прийом, переведення і звільнення вносяться роботодавцями в електронному форматі безпосередньо до реєстрів Пенсійного фонду. Паперова книжка де-факто перестала бути єдиним документом, що підтверджує стаж.
Проте записи до 2004 року у цифровій системі відсутні — у той час персоніфікований облік тільки починався. Тобто всі, хто зі старою трудовою книжкою на руках, мали «досантувати» ці дані самостійно або через роботодавця. Для цього і введено процедуру оцифрування.
Хто зобов’язаний оцифрувати трудову книжку
Пенсійний фонд України виділяє кілька категорій громадян, яким оцифрування є необхідним або вкрай бажаним.
1. Ті, хто має стаж до 1 січня 2004 року. Саме цей рубіж є ключовим: всі записи в паперовій книжці за цей період не потрапили до електронної бази автоматично. Якщо їх не оцифрувати, Пенсійний фонд не матиме підтвердження цих років стажу і може не врахувати їх при призначенні пенсії.
2. Ті, кому пенсія призначена до 2021 року, але хто продовжував працювати після. У них «допенсійний» стаж зафіксовано в пенсійній справі, але стаж, накопичений після призначення пенсії, міг не потрапити до реєстру. За даними 24 Каналу, саме ця категорія ризикує не отримати перерахунок через невраховані роки.
3. Ті, хто планує перерахунок пенсії. Якщо є підстави вважати, що частина стажу не врахована, оцифрування трудової — спосіб підтвердити ці роки і потенційно збільшити розмір виплат.
| Категорія | Чи потрібно оцифровувати | Пояснення |
|---|---|---|
| Стаж до 2004 р., ще не пенсіонер | Так, обов’язково | Ці роки відсутні в е-реєстрі |
| Пенсіонер, що продовжував працювати після 2021 | Так, бажано | «Після-пенсійний» стаж може бути не врахований |
| Пенсіонер, що не працює | Ні | Дані вже в пенсійній справі |
| Пенсіонер, що планує перерахунок | Бажано | Підтвердить незарахований стаж |
| Початок роботи після 2004 р. | Зазвичай ні | Стаж фіксується в е-реєстрі автоматично |
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Дедлайн 10 червня 2026 року, встановлений законом №1217-IX, вже минув. Проте Пенсійний фонд офіційно повідомив: страховий стаж не втрачається через те, що людина не оцифрувала книжку до цієї дати. Оцифрувати трудову можна і після 10 червня — дедлайн стосувався перехідного режиму, а не права взагалі.
Однак відкладення процедури може мати практичні наслідки: якщо незафіксований стаж потрібен для призначення або перерахунку пенсії, Пенсійний фонд не зможе його автоматично врахувати. Тобто людина сама має подбати про те, щоб ці роки були підтверджені.
💡 Корисно знати: якщо ви вже оцифрували книжку і потім додали новий запис до паперової версії — повторно подавати нічого не потрібно. Нові записи після 2021 р. фіксуються роботодавцем в електронному реєстрі. За даними 7eminar.ua, у цьому випадку новий запис вносять до паперової книжки за замовчуванням або на вимогу працівника.
😯 Несподіваний факт: подати скани трудової книжки можна онлайн, навіть перебуваючи за кордоном — через портал ПФУ або застосунок «Дія», якщо є КЕП або Дія.Підпис. Для внутрішньо переміщених осіб та українців за кордоном це особливо зручно.
❓ Часте питання: чи потрібно оцифровувати книжку роботодавцю? У роботодавця немає безумовного обов’язку оцифровувати паперові трудові книжки своїх працівників. Відповідальність за передачу даних про стаж до 2004 р. лежить переважно на самому працівнику (або на обох — за домовленістю).
Які документи знадобляться для оцифрування
Основний документ — сама паперова трудова книжка. Додатково для підтвердження окремих видів стажу потрібні скановані копії:
- Диплом про очне навчання разом із додатком — для підтвердження стажу навчання до 2004 р.
- Військовий квиток — для підтвердження стажу військової служби
- Свідоцтво про народження дитини (для жінок) — для підтвердження декретних відпусток
- У разі зміни прізвища, імені або по батькові — відповідні документи (свідоцтво про шлюб тощо)
Важливо: скани подаються один раз. Якщо трудова вже оцифрована — додавати накази чи довідки окремо не потрібно (за даними explainer.ua).
Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція
Оцифрувати трудову книжку можна кількома способами.
Онлайн через портал ПФУ
- Авторизуйтеся на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою КЕП (кваліфікованого електронного підпису) або Дія.Підпису
- Знайдіть розділ, пов’язаний з передачею даних про трудову діяльність / оцифруванням трудової книжки
- Додайте відскановані або сфотографовані сторінки трудової книжки (всі заповнені розвороти)
- Завантажте додаткові документи (диплом, військовий квиток тощо) — за потреби
- Підпишіть дані своїм КЕП або Дія.Підписом і відправте
Через застосунок «Дія»
Станом на 2026 рік у застосунку «Дія» також доступна функція подання сканкопій трудової книжки до ПФУ. Авторизація відбувається через Дія.Підпис.
Особисто у сервісному центрі ПФУ
Якщо немає електронного підпису або виникають труднощі з онлайн-подачею, можна прийти у будь-який сервісний центр Пенсійного фонду України з паперовою трудовою книжкою та документами. Центр самостійно відсканує книжку або допоможе заповнити електронну форму.
Чому оцифрування важливе в умовах війни
Повномасштабне вторгнення додало нового виміру до питання збереження документів. Мільйони людей були змушені покинути домівки, залишивши позаду паперові документи. Трудові книжки опиняються в зоні ризику не менше, ніж будь-які інші важливі папери: пожежі, затоплення, пошкодження при обстрілах — все це може знищити роки підтвердженого стажу.
Саме тому Пенсійний фонд неодноразово наголошував: електронна версія трудової книжки в захищеній базі даних ПФУ — це страховка на випадок втрати оригіналу. Якщо паперова книжка знищена або залишилася на окупованій території, а дані вже перенесені до е-реєстру, стаж не зникне. Якщо ні — підтвердити його буде складно або неможливо без архівних запитів.
Особливо це стосується внутрішньо переміщених осіб (ВПО), у яких трудова книжка може залишатися в попереднього роботодавця на окупованій чи фронтовій території. Для таких людей оцифрування стажу, що вже є в системі, та підтвердження через доступні документи — єдиний реальний спосіб зберегти підтвердження своїх трудових прав.
Чи зобов’язаний роботодавець оцифровувати книжки за своїх працівників
Важливий нюанс, що часто залишається поза увагою: у роботодавця немає безумовного обов’язку оцифровувати паперові трудові книжки своїх нинішніх або колишніх працівників за їхній стаж до 2004 р. За даними 7eminar.ua, якщо звільняється працівник і трудова книжка зберігалася на підприємстві, її можна видати без оцифрування.
Водночас практично багато роботодавців допомагали або допомагають своїм працівникам із цим процесом — або власноруч подають скани до ПФУ, або надають умови для сканування. Якщо ваш роботодавець не планує цього робити, ініціативу слід взяти самостійно.
З 3 серпня 2026 року, за даними 7eminar.ua, в Україні повністю запрацює нова система електронного обліку трудової діяльності. Це означає, що всі нові трудові відносини відтепер фіксуватимуться виключно електронно, а паперова трудова книжка остаточно переходить у статус «архівного документа», що підтверджує минулий стаж.
Особливий випадок: стаж ФОП до 2004 року
Для фізичних осіб-підприємців (ФОП), які вели діяльність до 2004 року, процес відрізняється: трудова книжка такого стажу може не відображати — потрібно подавати окремий пакет документів. Деталі процедури оцифрування трудового стажу ФОП варто уточнювати безпосередньо в ПФУ, оскільки перелік документів залежить від системи оподаткування і наявності архівних даних.
- 🔹 Обов’язково: ті, хто починав працювати до 1 січня 2004 року
- 🔹 Бажано: пенсіонери, що після 2021 р. продовжували працювати; ті, хто планує перерахунок пенсії
- 🔹 Не потрібно: пенсіонери, що не працюють і не планують перерахунку
- 🔹 Дедлайн 10 червня 2026 р. минув, але оцифрувати можна й надалі
- 🔹 Як подати: через портал ПФУ, застосунок «Дія» або особисто у сервісному центрі ПФУ
- 🔹 Перед подачею: перевірте витяг з е-трудової — можливо, дані вже є в реєстрі
