Відпустка без збереження заробітної плати: підстави, тривалість і оформлення у 2026 році

Що таке відпустка без збереження заробітної плати

Раніше цю відпустку часто називали «відпусткою за власний рахунок», однак чинне законодавство такого терміна вже не використовує. Держпраці роз’яснює, що коректна назва — саме відпустка без збереження заробітної плати, і вона передбачена Кодексом законів про працю та Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Суть проста: працівник відпочиває, робоче місце за ним зберігається, але заробітну плату за ці дні роботодавець не нараховує. На відміну від щорічної оплачуваної відпустки, тут ініціатива завжди йде від працівника — роботодавець самостійно призначити таку відпустку не може.

Два види неоплачуваної відпустки

Закон розрізняє відпустки, які роботодавець зобов’язаний надати, і ті, для яких потрібна його згода. Різниця принципова: в першому випадку заява працівника — це вже підстава для наказу, в другому — предмет перемовин.

Обов’язкова відпустка (стаття 25)

Стаття 25 Закону про відпустки містить перелік категорій працівників, яким роботодавець зобов’язаний надати неоплачувану відпустку на їхню вимогу. До таких категорій належать, зокрема, учасники бойових дій та війни, члени сімей загиблих захисників, ветерани праці, пенсіонери за віком, особи з інвалідністю, а також працівники, які не використали компенсовану відпустку на попередньому місці роботи.

Відпустка за згодою сторін (стаття 26)

Стаття 26 стосується випадків, коли працівник просить відпустку «за сімейними обставинами та з інших причин». Тут роботодавець вправі і погодити, і відмовити — тривалість та строки визначаються виключно домовленістю сторін у межах встановленого ліміту.

Скільки днів можна взяти

Тривалість залежить від підстави. За загальним правилом статті 26, відпустка за сімейними обставинами та з інших причин не повинна перевищувати 15 календарних днів на рік — конкретну кількість дій сторони узгоджують у заяві та наказі.

Точні цифри для окремих категорій варто перевіряти у первинному тексті статті 25 Закону про відпустки, оскільки перелік підстав там значно ширший і деталізованіший, ніж загальні орієнтири вище.

Особливості під час воєнного стану

Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX додав окремі правила. Роботодавець на прохання працівника може надавати відпустку без збереження зарплати без обмеження тривалості, встановленої статтею 26 — тобто довше за звичні 15 днів, поки триває воєнний стан.

Для працівників, які виїхали за межі України або отримали статус внутрішньо переміщеної особи, ця відпустка за заявою є обов’язковою для роботодавця — тривалістю до 90 календарних днів. Окремо передбачено право на неоплачувану відпустку тривалістю до 60 днів для демобілізованих працівників.

Чи йде час відпустки у трудовий стаж

Це питання варте окремої уваги, бо норми останніми роками змінювалися. Час перебування у відпустці без збереження зарплати за статтею 26 за загальним правилом не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Обов’язкова відпустка за статтею 25 має інший режим обліку — деталі варто уточнювати у поточній редакції закону або в роз’ясненнях Державної служби з питань праці, оскільки тут є винятки для окремих підстав.

На страховий (пенсійний) стаж окремі види такої відпустки, навпаки, можуть впливати позитивно — зокрема період відпустки за окремою підставою статті 25 включається до страхового стажу згідно із законодавством про пенсійне забезпечення.

Як оформити відпустку: покроково

1. Напишіть заяву на ім’я керівника з чітким формулюванням підстави (наприклад, «за сімейними обставинами відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки») і бажаними датами.
2. Зазначте точну кількість календарних днів і дату початку відпустки.
3. Передайте заяву до відділу кадрів або безпосередньо керівнику для розгляду.
4. Дочекайтесь наказу — саме він є підставою для табелювання днів без оплати.
5. Перевірте, що формулювання в наказі точно відповідає вашій заяві, особливо щодо строку і підстави.

Типові ситуації, коли варто скористатися

Найчастіше до неоплачуваної відпустки вдаються, коли щорічна оплачувана відпустка вже вичерпана, а обставини вимагають додаткового часу — догляд за родичем, переїзд, вирішення сімейних питань або тимчасовий виїзд за кордон. Для мобілізованих і демобілізованих військовослужбовців, а також членів їхніх родин, законодавство воєнного часу передбачає розширені підстави та збільшені строки порівняно з мирним часом.

Ще одна поширена причина — навчання. Якщо працівник вступає на сесію чи складає іспити, а додаткова відпустка у зв’язку з навчанням йому за законом не належить, саме неоплачувана відпустка за згодою сторін часто стає компромісним рішенням для роботодавця і працівника.

Чим відрізняється від інших видів відпусток

Працівники нерідко плутають неоплачувану відпустку з адміністративною відпусткою, простоєм або лікарняним. Це принципово різні інструменти, і плутанина може призвести до фінансових втрат.

• Щорічна основна відпустка — оплачується роботодавцем, її тривалість і порядок надання визначені графіком відпусток, відмовити в ній роботодавець не може.
• Лікарняний — оформлюється на підставі листка непрацездатності і оплачується за рахунок фонду соціального страхування, а не роботодавця напряму.
• Простій з незалежних від працівника причин — оплачується у розмірі не нижче двох третин тарифної ставки, тоді як неоплачувана відпустка оплаті не підлягає взагалі.
• Відпустка без збереження зарплати — єдиний з перелічених варіантів, який повністю ініціюється працівником і не передбачає жодних виплат за період відпочинку.

Які документи знадобляться

Пакет документів простий, але формулювання в кожному з них мають збігатися дослівно, щоб уникнути спорів під час перевірок або нарахування стажу.

Якщо підстава для відпустки належить до обов’язкових за статтею 25 — наприклад, статус учасника бойових дій чи ветерана праці, — до заяви варто одразу додати копію підтвердного документа: посвідчення або довідки. Це прискорює розгляд і виключає потребу в додаткових уточненнях з боку кадрової служби.

Що буде, якщо не вийти на роботу вчасно

Дата закінчення неоплачуваної відпустки, зазначена в наказі, є обов’язковою для обох сторін. Якщо працівник не з’являється на роботі в перший робочий день після завершення відпустки без поважної причини та без додаткового узгодження, роботодавець має право розцінити це як порушення трудової дисципліни, аж до звільнення за прогул.

Якщо обставини, через які потрібна відпустка, змінилися і працівнику потрібно більше часу, правильний шлях — заздалегідь подати нову заяву на продовження, а не просто не виходити на зв’язок. Це особливо актуально, коли строк відпустки прив’язаний до формулювання «до закінчення дії воєнного стану»: у разі продовження воєнного стану питання про подальше перебування у відпустці потрібно узгоджувати окремо.

Приклад із практики

Працівниця подала заяву на відпустку без збереження зарплати на 10 календарних днів за сімейними обставинами, посилаючись на статтю 26 Закону про відпустки. Роботодавець погодив заяву та видав наказ з точним зазначенням дат. Оскільки підстава належала до статті 26, а не до обов’язкового переліку статті 25, ці 10 днів не увійшли до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку — про що кадрова служба попередила працівницю ще до підписання наказу.