Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція, строки та що буде, якщо не встигнути

10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період на електронні трудові книжки в Україні. Паперова трудова офіційно перестала бути основним документом для обліку стажу. Розбираємо, як подати дані до Пенсійного фонду, які документи потрібні та чи можна оцифрувати книжку після дедлайну.

Навіщо оцифровувати трудову книжку

Електронна трудова книжка діє в Україні з 2021 року на підставі Закону № 1217-IX. Вона містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності. Проте електронна система автоматично фіксує лише ті відомості, що надходять від роботодавців починаючи з 2004 року, коли запрацювала персоніфікована система обліку внесків.

Увесь стаж, набутий до 1 січня 2004 року, існує тільки в паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не перенести в електронну систему, при оформленні пенсії чи підтвердженні стажу доведеться особисто надавати оригінал паперового документа до ПФУ. А якщо паперова книжка буде втрачена або пошкоджена, підтвердження стажу вимагатиме звернення до архівів або навіть судового рішення.

За роз’ясненням Пенсійного фонду, головна мета оцифрування — зберегти інформацію про роботу до 2004 року в надійному електронному форматі. Електронна копія не згорить під час пожежі, не загубиться при переїзді та не буде пошкоджена через війну.

Кому потрібно оцифрувати трудову книжку

Подавати скановані копії паперової трудової книжки насамперед потрібно тим, хто розпочав трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Саме в цей період записи про стаж фіксувалися виключно на папері, і без оцифрування вони не потраплять до електронного реєстру застрахованих осіб.

Це стосується як тих, хто зараз працює, так і пенсіонерів, які бажають уточнити свій стаж, та осіб передпенсійного віку, для яких кожен рік стажу може вплинути на розмір пенсії. Також варто оцифрувати книжку тим, хто перебуває за кордоном: подати сканкопії можна онлайн з будь-якої точки світу.

Як оцифрувати трудову книжку самостійно через портал ПФУ

Найзручніший спосіб для більшості людей — самостійне завантаження сканів через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього потрібен електронний підпис: КЕП (кваліфікований електронний підпис), BankID або Дія.Підпис.

1. Підготуйте скановані копії. Відскануйте або сфотографуйте всі заповнені сторінки трудової книжки. Зображення мають бути чіткими, читабельними, без обрізаних країв. Рекомендований формат — PDF або JPEG. Скани потрібно підготувати до початку заповнення заяви на порталі.
2. Зайдіть на портал ПФУ. Відкрийте сайт portal.pfu.gov.ua та авторизуйтесь за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпис.
3. Перейдіть до потрібного розділу. У меню оберіть «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
4. Заповніть особисті дані. Перевірте або заповніть персональну інформацію. Надайте згоду на обробку персональних даних.
5. Прикріпіть скановані сторінки. Завантажте копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Якщо є додаткові документи для підтвердження стажу — додайте їх також.
6. Підпишіть та надішліть. Натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ». Після підписання заяви електронним підписом документи надсилаються до Пенсійного фонду для опрацювання.
7. Перевірте статус. Результати опрацювання можна переглянути в розділі «Мої звернення» на порталі ПФУ.

Як перевірити, чи оцифрована ваша трудова книжка

Щоб з’ясувати, чи вже внесені ваші дані до електронного реєстру, замовте витяг з електронної трудової книжки через портал ПФУ. Якщо в ньому відображені всі записи — значить, дані вже в реєстрі, і повторно нічого передавати не потрібно.

Зверніть увагу: витяг може містити не лише відомості з паперової трудової, а й електронні дані від роботодавців за період після 2004 року. Тому навіть часткова наявність записів не означає, що оцифрування повністю завершене. Порівняйте витяг з оригіналом паперової книжки: якщо бачите пропущені періоди — подайте скани відсутніх сторінок.

Як оцифрувати трудову книжку через роботодавця

Якщо паперова трудова книжка зберігається у роботодавця, він може самостійно відсканувати документ і передати дані через вебпортал ПФУ (особистий кабінет страхувальника). Для роботодавця це не є безумовним обов’язком, але багато компаній беруть цю функцію на себе, щоб забезпечити коректність даних своїх працівників.

Після завершення оцифрування або після закінчення перехідного періоду паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис. Роботодавець більше не зберігає паперовий документ — це відповідальність самого працівника.

Якщо ви не впевнені, чи подав роботодавець ваші дані, зверніться до відділу кадрів або перевірте витяг з електронної трудової на порталі ПФУ.

Які документи потрібні крім трудової книжки

У більшості випадків достатньо скановати всі заповнені сторінки паперової трудової книжки. Проте для підтвердження окремих періодів стажу можуть знадобитися додаткові документи. За роз’ясненням Пенсійного фонду, крім трудової книжки можна завантажити скановані копії:

Документ	Для чого потрібен
Військовий квиток	Підтвердження періоду військової служби
Диплом або свідоцтво про очне навчання (з додатком)	Підтвердження стажу за період денного навчання
Свідоцтво про народження дитини	Підтвердження відпустки по догляду за дитиною (для жінок)
Свідоцтво про шлюб / розірвання шлюбу	Якщо змінювалося прізвище, ім’я або по батькові
Свідоцтво про зміну імені	Якщо було змінено ім’я або по батькові
Довідки з місць роботи або архівів	Якщо частина записів відсутня або нечитабельна

Вимоги до сканованих копій

Якість сканів безпосередньо впливає на те, чи будуть вони прийняті Пенсійним фондом. Фахівці ПФУ рекомендують дотримуватися таких вимог:

• Сканувати або фотографувати всі заповнені сторінки трудової книжки, включаючи титульну сторінку, сторінки з записами про роботу та нагороди.
• Зображення мають бути чіткими та повністю читабельними — записи, дати, печатки та підписи мають бути розбірливими.
• Не обрізати краї сторінок — має бути видно всю сторінку повністю.
• Дотримуватися хронологічного порядку при завантаженні файлів.
• Допустимі формати — PDF, JPEG, PNG. Файли не повинні бути занадто великими за розміром (орієнтовно до 5 МБ на файл).

Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку

Це питання хвилює мільйони українців, тому розберемо його детально. За роз’ясненням Пенсійного фонду України, навіть якщо працівник не оцифрує трудову книжку, страховий стаж він не втратить. Дані не «згорять» і не зникнуть автоматично. Штрафів за неоцифрування також не передбачено — ні для працівників, ні для роботодавців.

Проте після 10 червня 2026 року паперова трудова книжка офіційно перестала бути основним документом для обліку стажу. Пріоритет тепер надається електронним даним. Це означає кілька практичних наслідків:

• При призначенні пенсії — якщо дані не оцифровані, доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до територіального органу ПФУ для підтвердження стажу до 2004 року.
• При втраті паперової книжки — якщо дані не оцифровані, а паперовий документ буде втрачений або пошкоджений, підтвердження стажу вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення. Це може зайняти місяці.
• Для соціальних виплат — стаж впливає на право на різні соціальні виплати та допомоги. Без електронних даних процес підтвердження може затягнутися.

Як оцифрувати трудову, якщо вона втрачена або пошкоджена

Війна, вимушена евакуація, пожежа чи затоплення — причин втрати паперової трудової книжки може бути багато. Що робити в такій ситуації?

Перш за все — зверніться до колишніх роботодавців або до архівів за довідками, які підтверджують періоди роботи. Ці довідки можна відсканувати та завантажити на портал ПФУ замість трудової книжки. Якщо роботодавець ліквідований, зверніться до державного архіву за місцем його реєстрації.

У виняткових випадках, коли документальне підтвердження стажу неможливе (наприклад, архів знищений через бойові дії), стаж можна підтвердити за свідченнями свідків — колишніх колег. Для цього потрібно подати відповідну заяву до ПФУ з даними свідків. Проте цей варіант застосовується як крайній захід і має свої обмеження.

Пенсійний фонд окремо наголошує, що для тих, хто перебуває на тимчасово окупованих територіях або в зоні бойових дій, передбачені додаткові можливості підтвердження стажу навіть без наявності оригіналу документів.

Що робити з паперовою трудовою книжкою після оцифрування

Після успішного оцифрування паперова трудова книжка не знищується і не передається до ПФУ. Вона залишається у вас як архівний документ. За рекомендаціями фахівців, варто зберегти її вдома як додаткове підтвердження стажу — на випадок спірних ситуацій або потреби уточнення окремих записів.

Якщо трудова книжка зберігалася у роботодавця, після оцифрування він зобов’язаний видати її працівнику на руки під підпис. Роботодавець більше не несе відповідальності за зберігання паперового документа.

Оцифрування для тих, хто за кордоном

Українці, які перебувають за кордоном, можуть оцифрувати трудову книжку дистанційно. Для цього потрібні лише скановані копії документів та доступ до порталу ПФУ з електронним підписом. Авторизація через Дія.Підпис або BankID працює з будь-якої країни, якщо є доступ до інтернету та відповідного банківського додатка.

Якщо паперова трудова книжка залишилася в Україні, можна попросити довірену особу відсканувати її та переслати вам файли. Після цього ви самостійно завантажите скани через портал ПФУ та підпишете електронним підписом.

Поширені помилки при оцифруванні

Пенсійний фонд виділяє кілька типових помилок, яких припускаються громадяни при подачі сканкопій. Уникнення цих помилок допоможе прискорити опрацювання вашої заяви.

• Неповне сканування. Завантажують лише окремі сторінки, пропускаючи титульну або сторінки з нагородами. Потрібно сканувати всі заповнені сторінки.
• Нечитабельні скани. Фото зроблені при поганому освітленні, з тінями, розмиті або обрізані. Усі записи, печатки та підписи мають бути чітко видимими.
• Порушення хронологічного порядку. Файли завантажені хаотично, що ускладнює перевірку фахівцями ПФУ.
• Подання без перевірки записів. Перед оцифруванням варто перевірити всі записи в трудовій: чи немає виправлень без належного засвідчення, пропущених записів, помилок у датах або назвах підприємств.
• Повторне подання. Якщо трудова вже оцифрована — повторно подавати скани не потрібно. Спершу перевірте витяг з електронної трудової.

Електронна трудова книжка: що вона містить

Електронна трудова книжка — це не окремий документ чи файл, а запис у реєстрі застрахованих осіб ПФУ. Вона містить відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, підстави звільнення, а також інші зміни в трудовій діяльності.

Для працівників, які почали працювати після 2004 року, ці дані вносяться автоматично за інформацією від роботодавців. Для стажу до 2004 року — заповнюються на підставі сканованих копій паперової трудової.

Витяг з електронної трудової книжки можна отримати в будь-який момент через портал ПФУ або через додаток Дія. Він має юридичну силу і може використовуватися при працевлаштуванні, оформленні пенсії чи підтвердженні стажу.

Оцифрування для роботодавців: обов’язки та порядок дій

Роботодавці можуть подавати скановані копії трудових книжок своїх працівників через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Хоча у роботодавця немає безумовного обов’язку оцифрувати трудові книжки працівників, багато компаній добровільно беруть на себе цю функцію.

Процедура для роботодавця включає: сканування паперових трудових книжок працівників, авторизацію в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ, завантаження файлів у відповідному розділі та підписання електронним підписом юридичної особи. Після завершення процедури паперові трудові видаються працівникам на руки.

Альтернативні способи подання

Окрім порталу ПФУ, подати документи на оцифрування можна і іншими способами. Це особливо актуально для осіб, які не мають електронного підпису або не впевнено користуються інтернетом.

• Особистий візит до територіального органу ПФУ. Приносите оригінал трудової книжки — фахівці зроблять скановані копії на місці та внесуть дані до системи.
• Через ЦНАП (Центр надання адміністративних послуг). У деяких регіонах ЦНАПи допомагають із оцифруванням документів для ПФУ.
• За допомогою роботодавця. Як зазначалося вище, роботодавець може подати дані через свій кабінет страхувальника.

Для особистого візиту до ПФУ знадобиться паспорт (або ID-картка), ідентифікаційний номер та оригінал трудової книжки. Рекомендується попередньо перевірити графік роботи відділення та, за можливості, записатися на прийом.